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Datenschutz

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten im Kandidatenportal von emmi media.

1. Verantwortlicher und Kontakt

emmi media GmbH, Dreischeibenhaus 1, 40211 Düsseldorf, Deutschland. Geschäftsführer: Baran Emre. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@emmi-media.de oder telefonisch unter 0211 23395678.

2. Kundenzugang und Firmenprofil

Für die Bereitstellung und Verwaltung Ihres Zugangs verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Anmeldedaten, Kontokennung und Zuordnung zu Ihrem Unternehmen. Zum Firmenprofil gehören der Unternehmensname, das hochgeladene Logo sowie Namen und geschäftliche Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner. Diese Angaben werden für die Erstellung Ihrer Kandidatenprofile verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertrags beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Ansprechpartnern eines Firmenkunden. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung der Geschäftsbeziehung und dem Schutz der Anwendung.

Freigeschaltete Mitarbeiter Ihres Unternehmens greifen mit persönlichen Zugängen auf dasselbe Firmenprofil, dieselben Kandidatenprofile und die gemeinsame KI-Verbindung zu. Das Sperren eines einzelnen Mitarbeiterzugangs löscht die gemeinsam gespeicherten Profile nicht.

Als Nachweis Ihrer Zustimmung speichern wir die Fassung und Prüfsumme der Nutzungsbedingungen, den serverseitigen Zeitpunkt, Ihre Benutzer- und Firmenkennung sowie die bestätigte Rolle. Bei der ersten Vereinbarung für die Firma werden zusätzlich deren angegebener Name und die erklärte Vertretungsberechtigung festgehalten. Der Nachweis dient der Vertragsdurchführung und der Wahrung berechtigter Interessen an der Rechtsverteidigung. Eine IP-Adresse wird für diesen Nachweis nicht zusätzlich gespeichert.

3. Lebensläufe und Kandidatenprofile

Sie entscheiden, welche Lebensläufe und Kandidatendaten Sie hochladen, bearbeiten, speichern und weitergeben. Für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen ist Ihr Unternehmen verantwortlich. Soweit wir diese Daten für Ihr Unternehmen verarbeiten, erfolgt dies nach Ihren Weisungen im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung.

Die Anwendung komprimiert PDF-Dateien bei Bedarf und erstellt aus den eingegebenen Daten ein Kandidatenprofil. Eine automatisierte Entscheidung über die Einstellung von Kandidaten findet nicht statt. Wenn Sie die automatische Erstellung starten, wird der ausgewählte Lebenslauf serverseitig an den vereinbarten KI-Anbieter übermittelt. Die erkannten Angaben bleiben durch Sie bearbeitbar und müssen vor der Weitergabe geprüft werden.

4. Speicherung und technische Verarbeitung

Die aktivierte Cloud-Anbindung verwendet Supabase für Anmeldung, Datenbank und private Dateiablage in Frankfurt, Deutschland. Beim Zugriff auf die Anwendung können technische Verbindungsdaten, etwa IP-Adresse und Browserinformationen, verarbeitet werden. Lebensläufe und Profildaten werden von der Anwendung direkt an Supabase übertragen. Weitere Informationen stellt Supabase unter supabase.com/privacy bereit. Die für Ihre Bereitstellung vereinbarten Unterauftragnehmer, Speicherregionen und Löschfristen sind Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

5. Funktionale Speicherung im Browser

Die Anwendung speichert Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design im Browser. Für die Anmeldung wird eine technisch notwendige Sitzungskennung verwendet. Beim Abmelden wird die aktuelle Anmeldung beendet. Es werden keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingesetzt. Die notwendige Speicherung dient der ausdrücklich gewünschten Nutzung der Anwendung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Dauer und Löschung

Kandidatenprofile und die zugehörigen Lebensläufe werden höchstens 90 Tage ab der ersten Erstellung des Profils im Portal bereitgehalten. Bereits das Hinzufügen eines Lebenslaufs legt ein Profil an und startet diese Frist. Bearbeiten, KI-Verarbeitung und Herunterladen verlängern sie nicht. Das Ablaufdatum wird am Profil angezeigt. Nach Ablauf werden die Profile für den Abruf gesperrt und zusammen mit ihren Originaldateien, optimierten Arbeitskopien und gespeicherten KI-Ergebnissen automatisch aus der aktiven Ablage entfernt. Die technische Bereinigung erfolgt regelmäßig auf dem Server, unabhängig davon, ob Sie das Portal geöffnet haben.

Sie können Profile jederzeit vorher löschen. Laden Sie benötigte Profile rechtzeitig herunter. Bereits heruntergeladene oder weitergegebene Dateien liegen außerhalb der Anwendung und werden dadurch nicht gelöscht. Die 90 Tage sind eine maximale Bereitstellungsdauer des Portals und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Eine aufgrund des Verarbeitungszwecks erforderliche frühere Löschung bleibt in Ihrer Verantwortung.

Das Standardkontingent Ihres Unternehmens umfasst bis zu 1.000 gleichzeitig gespeicherte Kandidatenprofile und 5 GB für Originaldateien, optimierte Arbeitskopien und Profildaten. Bei Erreichen einer Grenze werden neue Uploads beziehungsweise neue Profile gestoppt. Bestehende Profile bleiben bis zu ihrem Ablauf nutzbar. Eine Kontingenterhöhung verlängert die Aufbewahrungsdauer nicht.

Firmenprofil und Kundenzugang werden unabhängig von dieser Profilfrist für die Dauer der Geschäftsbeziehung verwaltet. Ihren persönlichen Zugang können Sie unter Einstellungen, Konto dauerhaft löschen. Dabei werden Ihre Anmeldesitzungen beendet. Gemeinsam genutzte Firmendaten und die Zugänge anderer Mitarbeiter bleiben erhalten, auch beim letzten Mitarbeiter. Die Schließung der gesamten Firma erfolgt separat über emmi media. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bleiben unberührt.

Zustimmungsnachweise werden für die Vertragsdauer und grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende aufbewahrt. Bei offenen Rechtsstreitigkeiten erfolgt die Löschung nach deren Abschluss; gesetzlich erforderliche längere Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Diese Nachweise enthalten keine Lebensläufe oder API-Schlüssel.

7. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: www.ldi.nrw.de. Anfragen zu Kandidatendaten richten Sie bitte vorrangig an das verantwortliche Personalunternehmen.