Datenschutz

Stand 1. November 2026

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten im Kandidatenportal von emmi media.

1. Verantwortlicher und Kontakt

emmi media GmbH, Dreischeibenhaus 1, 40211 Düsseldorf, Deutschland. Geschäftsführer: Baran Emre. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@emmi-media.de oder telefonisch unter 0211 23395678.

2. Kundenzugang und Firmenprofil

Für die Bereitstellung und Verwaltung Ihres Zugangs verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Anmeldedaten, Kontokennung und Zuordnung zu Ihrem Unternehmen. Zum Firmenprofil gehören der Unternehmensname, das hochgeladene Logo sowie Namen und geschäftliche Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner. Diese Angaben werden für die Erstellung Ihrer Kandidatenprofile verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertrags beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Ansprechpartnern eines Firmenkunden. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung der Geschäftsbeziehung und dem Schutz der Anwendung.

Freigeschaltete Mitarbeiter Ihres Unternehmens greifen mit persönlichen Zugängen auf dasselbe Firmenprofil, dieselben Kandidatenprofile und dasselbe Credit-Kontingent zu. Das Sperren eines einzelnen Mitarbeiterzugangs löscht die gemeinsam gespeicherten Profile nicht.

Firmenzugänge richtet emmi media ein. Firmen-Admins können bis zu fünf persönliche Mitarbeiterzugänge einladen; dafür verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für das Credit-Kontingent Ihrer Firma führen wir ein Credit-Konto: Gutschriften, Abbuchungen je erstelltem Profil (ohne Inhalte des Lebenslaufs, nur mit einer Dokument-Prüfsumme zur Vermeidung doppelter Abrechnung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Abrechnungsunterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.

Als Nachweis Ihrer Zustimmung speichern wir die Fassung und Prüfsumme der Nutzungsbedingungen, den serverseitigen Zeitpunkt, Ihre Benutzer- und Firmenkennung sowie die bestätigte Rolle. Bei der ersten Vereinbarung für die Firma werden zusätzlich deren von emmi media hinterlegter Firmenname und die erklärte Vertretungsberechtigung festgehalten. Der Nachweis dient der Vertragsdurchführung und der Wahrung berechtigter Interessen an der Rechtsverteidigung. Eine IP-Adresse wird für diesen Nachweis nicht zusätzlich gespeichert.

3. Lebensläufe und Kandidatenprofile

Sie entscheiden, welche Lebensläufe und Kandidatendaten Sie hochladen, bearbeiten, speichern und weitergeben. Für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen ist Ihr Unternehmen verantwortlich. Soweit wir diese Daten für Ihr Unternehmen verarbeiten, erfolgt dies nach Ihren Weisungen im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung.

Die Anwendung wandelt hochgeladene PNG- und JPG-Bilder im Browser in PDF-Dateien um, komprimiert PDFs bei Bedarf und erstellt aus den eingegebenen Daten ein Kandidatenprofil. Eine automatisierte Entscheidung über die Einstellung von Kandidaten findet nicht statt. Wenn Sie die automatische Erstellung starten, wird der ausgewählte Lebenslauf serverseitig an den vereinbarten KI-Anbieter übermittelt. Die erkannten Angaben bleiben durch Sie bearbeitbar und müssen vor der Weitergabe geprüft werden.

4. Schutz und Vertraulichkeit Ihrer Daten

Ihre Firmenablage ist nur für die von Ihrem Unternehmen berechtigten, freigeschalteten Mitarbeiter zugänglich. Andere Firmen erhalten über das Portal keinen Zugriff auf Ihre Kandidatenprofile. Persönliche Anmeldungen und serverseitige Prüfungen binden den Zugriff an den jeweiligen Nutzer und seine Firma. Pro Mitarbeiterzugang ist eine aktive Gerätesitzung vorgesehen; eine neue Anmeldung beendet die vorherige Sitzung.

Wir sehen Ihre Lebensläufe und Kandidatenprofile im normalen Betrieb nicht inhaltlich ein. Wir verwenden diese Inhalte nicht für eigene Werbung, den Verkauf von Daten oder das Training eigener KI-Modelle. Die automatisierte Verarbeitung durch das Portal und den von Ihnen beauftragten KI-Anbieter dient der von Ihnen gewünschten Profilerstellung.

Beim Zugriff auf das Cloudportal erfolgt die Datenübertragung verschlüsselt über HTTPS/TLS. In der Cloud werden Dokumente in einer privaten Dateiablage gespeichert; Supabase verschlüsselt gespeicherte Daten auf Infrastrukturebene.

Die Schutzmaßnahmen orientieren sich an den Risiken der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die jeden Betreiberzugriff technisch ausschließt, besteht nicht. Ein erforderlicher administrativer Zugriff ist auf berechtigte Personen und den notwendigen Umfang beschränkt, etwa für von Ihnen beauftragten Support, zur Abwehr oder Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Pflichten. Dabei gelten Vertraulichkeit, Zweckbindung und die vereinbarte Auftragsverarbeitung.

5. Hosting und eingesetzte Dienstleister

Die Webanwendung wird über Cloudflare bereitgestellt und geschützt. Cloudflare verarbeitet hierfür insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte URL, Browser- und technische Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Informationen: Cloudflare-Datenschutzhinweise.

Für Anmeldung, Datenbank und private Dokumentablage verwenden wir Supabase. Die Projektdatenbank und Dateiablage sind in Frankfurt, Deutschland, eingerichtet. Supabase verarbeitet die für Anmeldung, Speicherung und Zugriff benötigten Konto-, Inhalts- und technischen Daten. Informationen: Supabase-Datenschutzhinweise.

Eine von Ihnen gestartete Auswertung übermittelt den ausgewählten Lebenslauf über das API-Konto von emmi media an OpenAI oder Anthropic. Es gelten die zwischen emmi media und dem Anbieter vereinbarten Verarbeitungskonditionen. Details finden Sie bei OpenAI beziehungsweise Anthropic sowie in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Einladungen und weitere Systemnachrichten des Portals versenden wir über Cloudflare Email Service (Cloudflare, Inc., USA). Verarbeitet werden Empfängeradresse, Inhalt der Nachricht sowie technische Zustell- und Protokolldaten; eine Speicherung der Nachrichteninhalte zur Vorschau ist deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Übermittlungen in die USA gelten die unten beschriebenen Garantien. Informationen: Cloudflare-Datenschutzhinweise.

Die genannten Anbieter können im Rahmen ihrer Dienste auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Eine deutsche Datenbankregion schließt solche Verarbeitungen nicht vollständig aus. Für erforderliche Drittlandübermittlungen sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln. Die für Ihre Bereitstellung geltenden Empfänger, Unterauftragnehmer und Garantien werden in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung konkretisiert. Informationen beziehungsweise Kopien der maßgeblichen Garantien erhalten Sie auf Anfrage bei uns.

6. Kontakt und Support

Für Supportanfragen verwenden wir Google Workspace. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Absenderadresse, Nachricht und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Ansprechpartnern unserer Firmenkunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Senden Sie bitte keine Passwörter oder sonstigen Zugangsdaten und nur die für die Anfrage erforderlichen personenbezogenen Angaben. Support: support@emmi-media.de.

Google Workspace wird als Kommunikationsdienst eingesetzt; Ihre Kandidatenablage wird nicht automatisch in das Supportpostfach übertragen. Für mögliche Drittlandverarbeitungen gelten ebenfalls die oben beschriebenen Voraussetzungen. Informationen: Google Workspace, Datenschutzvereinbarung. Supportnachrichten werden nach Erledigung gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Vertragsdurchführung, Rechtsverteidigung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

7. Funktionale Speicherung im Browser

Die Anwendung speichert Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design sowie den Lesestand der Neuigkeiten im Browser. Für die Anmeldung wird eine technisch notwendige Sitzungskennung verwendet. Beim Abmelden wird die aktuelle Anmeldung beendet. Es werden keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingesetzt. Die notwendige Speicherung dient der ausdrücklich gewünschten Nutzung der Anwendung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

8. Dauer und Löschung

Kandidatenprofile und die zugehörigen Lebensläufe werden höchstens 90 Tage ab der ersten Erstellung des Profils im Portal bereitgehalten. Bereits das Hinzufügen eines Lebenslaufs legt ein Profil an und startet diese Frist. Bearbeiten, KI-Verarbeitung und Herunterladen verlängern sie nicht. Das Ablaufdatum wird am Profil angezeigt. Nach Ablauf werden die Profile für den Abruf gesperrt und zusammen mit ihren Originaldateien, optimierten Arbeitskopien und gespeicherten KI-Ergebnissen automatisch aus der aktiven Ablage entfernt. Die technische Bereinigung erfolgt regelmäßig auf dem Server, unabhängig davon, ob Sie das Portal geöffnet haben.

Sie können Profile jederzeit vorher löschen. Laden Sie benötigte Profile rechtzeitig herunter. Bereits heruntergeladene oder weitergegebene Dateien liegen außerhalb der Anwendung und werden dadurch nicht gelöscht. Soweit Sicherungskopien vorhanden sind, werden daraus entfernte Daten nicht für den normalen Portalzugriff verwendet und nach den dafür festgelegten Fristen überschrieben oder gelöscht. Die 90 Tage sind eine maximale Bereitstellungsdauer des Portals und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Eine aufgrund des Verarbeitungszwecks erforderliche frühere Löschung bleibt in Ihrer Verantwortung.

Das Standardkontingent Ihres Unternehmens umfasst bis zu 1.000 gleichzeitig gespeicherte Kandidatenprofile und 5 GB für Originaldateien, optimierte Arbeitskopien und Profildaten. Bei Erreichen einer Grenze werden neue Uploads beziehungsweise neue Profile gestoppt. Bestehende Profile bleiben bis zu ihrem Ablauf nutzbar. Eine Kontingenterhöhung verlängert die Aufbewahrungsdauer nicht.

Firmenprofil und Kundenzugang werden unabhängig von dieser Profilfrist für die Dauer der Geschäftsbeziehung verwaltet. Ihren persönlichen Zugang können Sie über emmi media löschen lassen. Dabei werden Ihre Anmeldesitzungen beendet. Gemeinsam genutzte Firmendaten und die Zugänge anderer Mitarbeiter bleiben erhalten, auch beim letzten Mitarbeiter. Die Schließung der gesamten Firma erfolgt separat über emmi media. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bleiben unberührt.

Nicht angenommene Einladungen werden nach sieben Tagen gelöscht.

Zustimmungsnachweise werden für die Vertragsdauer und grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende aufbewahrt. Bei offenen Rechtsstreitigkeiten erfolgt die Löschung nach deren Abschluss; gesetzlich erforderliche längere Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Diese Nachweise enthalten keine Lebensläufe oder Zugangsdaten.

9. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: www.ldi.nrw.de. Anfragen zu Kandidatendaten richten Sie bitte vorrangig an das verantwortliche Personalunternehmen.